Tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laadittu 21.5.2018
Päivitetty viimeksi 28.4.2026
1 Rekisterinpitäjä
Allianssin nuorisovaihto (1078336-0)
Osoite: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki
Puhelin: 044-416 5209
Sähköposti: vaihto@alli.fi
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tiina Hokkanen
Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki
Puhelin: 044 416 5208, sähköposti: tiina.hokkanen@alli.fi
3 Rekisterin nimi
Allianssin nuorisovaihdon hakija- ja osallistujarekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
E-vet-hakukoneen tietosuojasta vastaa E-vet: https://www.e-vet.org/bo/welcome/index.cfm
5 Rekisterin tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän järjestämään ohjelmaan, koulutukseen tai tapahtumaan hakeneita ja osallistujia. Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröiydn antamia ohjelman, koulutuksen tai tapahtuman toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Nämä rekisteröidyn itsensä syöttämät tiedot saattavat sisältää muun muassa seuraavia tietoja: etu- ja sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, koulutus tai muut ohjelman, koulutuksen tai tapahtuman toteuttamisen kannalta oleelliset tiedot.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteinä toimii rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot suullisesti, kirjallisesti, puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivujen tai muun verkkopalvelun kautta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä sekä ohjelman, koulutuksen tai tapahtuman sidosryhmien ja ulkopuolisten toteutukseen liittyvien palveluntarjoajien kesken. Hakemukseen liittyviä olennaisia tietoja luovutetaan rekisteröidyn oman hakemuksen mukaisille kohdemaiden yhteysjärjestöjen edustajille.
8 Tietojen siirto EUn ta ETAn ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan Allianssin nuorisovaihdon yhteistyökumppaneiden edustajille myös ETA:n ja EU:n ulkopuolelle rekisteröidyn oman hakemuksen mukaisesti vaihto-ohjelmien käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi ja hankkeiden lakisääteisten raportointivelvotteiden takaamiseksi.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tunnistetietonsa halutessaan ja oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tunnistetietojen korjaamista. Pyyntö tietojen tarkistamiseksi tai korjaamiseksi tulee tehdä Allianssin nuorisovaihdon toimistoon.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee henkilötietojaan käsitellyn lainvastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/onko-tietosuojaoikeuksiasi-loukattu
Privacy Policy and Register Description
In accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR)
Personal Data Act (523/1999) Section 10
Prepared: May 21, 2018
Last updated: April 28, 2026
1. Data Controller
Allianssi Youth Exchanges (Allianssin nuorisovaihto) (ID: 1078336-0)
Address: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki, Finland
Phone: +358 44 416 5209
Email: vaihto@alli.fi
2. Contact Person for Registry Matters
Tiina Hokkanen
Address: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki, Finland
Phone: +358 44 416 5208
Email: tiina.hokkanen@alli.fi
3. Name of the Register
The Applicant and Participant Register of Allianssi Youth Exchanges.
4. Purpose of Processing Personal Data
Personal data is processed to execute the contract between the controller and the data subject. Where applicable, data is also processed based on the consent given by the data subject in connection with registrations, contacts, transactions, marketing, reporting, and other measures required for managing the customer relationship.
Privacy for the E-vet search engine is managed by E-vet: https://www.e-vet.org/bo/welcome/index.cfm
5. Data Content of the Register
The groups of people whose data may be processed include applicants and participants in programs, training sessions, or events organized by the controller. The register may contain information provided by the data subject that is necessary for the implementation of the program, training, or event.
Data entered by the data subject may include: First and last name, Email address and phone number, Home address, Date of birth, Education, Other information relevant to the implementation of the specific program or event.
6. Regular Sources of Information
Information is provided by the data subject themselves: orally, in writing, by telephone, via email, or through the website or other online services.
7. Regular Disclosure of Data
Register data may be shared within the controller’s organization and among stakeholders and third-party service providers involved in the implementation of the program, training, or event. Essential application data is disclosed to representatives of partner organizations in the destination countries according to the data subject’s own application.
8. Transfer of Data Outside the EU or EEA
Personal data is disclosed to representatives of Allianssi Youth Exchanges’ partners outside the EEA and EU in accordance with the data subject’s application. This is done to carry out practical arrangements for exchange programs and to ensure statutory reporting obligations for projects.
9. Principles of Registry Protection
Data is stored under technical protection. Physical access to data is prevented through access control and other security measures. Access to data requires sufficient privileges and multi-factor authentication. Unauthorized access is also prevented by firewalls and technical safeguards.
Only the controller and specifically designated technical personnel have access to registry data. Only named persons have the right to process and maintain the data in the register. Users are bound by a duty of confidentiality.
10. Rights of the Data Subject
The data subject has the right to inspect their identification data stored in the register and the right to demand the correction of incorrect information. Requests for inspection or correction must be made to the Allianssi Youth Exchanges office.
The data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority if they suspect their personal data has been processed unlawfully.
Contact details for the Data Protection Ombudsman:
Office of the Data Protection Ombudsman
Street address: Ratapihantie 9, 6th floor, 00520 Helsinki
Postal address: P.O. Box 800, 00521 Helsinki
Telephone: +358 29 566 6700
More information: https://tietosuoja.fi/en/have-your-data-protection-rights-been-violated